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Vol.02 · Session Two
01 / 22
AI 實務全攻略 · 18 小時

高頻文書自動化
×
高難度溝通

讓 AI 寫出像你說話的文書 ──
並用一份母稿，派生給每一種對象。
週報 / 提案 / 向上 / 客戶 · 談判 / 婉拒 / 跨部門
Duration · 3 小時授課 · 4 單元
Contact·sky8697@gmail.com
弄一下工作室
Lecturer Deck · S2
Opening · 為什麼這 3 小時值得
02 / 22
Session 2 · 開場
AI 寫得「正確」很容易，
寫得「像你」才難。
而真正卡住職場的，
是同一件事要說給三種人聽。
Session 2·S2 解決的就是這兩件事
弄一下工作室
高頻文書自動化 × 高難度溝通
Learning Outcomes · 3 小時你會帶走的
03 / 22
SESSION 2 · OUTCOMES

三小時，三件事帶走。

Outcome 01
04類
高頻商務文書的 Prompt 模板：週報、提案、向上報告、客戶回覆，當天可帶回辦公室。
Outcome 02
03場
高難度溝通的多版本策略：談判、婉拒、跨部門協調，先在 AI 上演練再面對人。
Outcome 03
01套
屬於你個人的文書系統：風格鎖定 + 對象手冊 + 母稿派生流程，一次建立長期使用。
弄一下工作室
Session 2 · Learning Outcomes
Act I · CH 2-1 · 60 min
04 / 22
ACT I · CHAPTER 2-1

高頻商務文書系統

把 AI 寫的「正確但平庸」 ──
變成「正確而且像你」。
三層次·風格鎖定·四種高頻文書·送出前五秒檢查
Session 2 · Act I
CH 2-1 · 高頻商務文書自動化系統
CH 2-1 · 商務文書三層次
05 / 22 講義 · CH2-1
CH 2-1 · 01

商務文書的三個層次。

不是所有文書都該交給 AI 同樣多 ── 先分層，再決定 AI 介入多深。
層次 A · 策略性
年度計畫、提案書、決策備忘錄。需要你的判斷與洞察 ── AI 給結構草稿，核心論點仍是你寫。
AI 負責架構
層次 B · 例行
週報、進度信、會議紀錄。格式固定 ── AI 可做 80%，你只需填入關鍵數字與決議。
AI 負責主體
層次 C · 反應性
臨時回覆、確認信、感謝函。字數少、時間緊 ── AI 直接給初稿，你微調語氣後送出。
AI 負責全稿
講師口白·本節 80% 紅利在「層次 B」── 重複頻率高、最值得做模板化
Session 2 · CH 2-1
三層次 · 決定 AI 介入深度
CH 2-1 · 風格鎖定三步
06 / 22 講義 · CH2-1
CH 2-1 · 02

讓 AI 學你怎麼說話。

AI 預設輸出「中性正式」── 沒有個性。風格鎖定是把你的舊文件當示範樣本。
Pipeline · 按 → / Space 推進
01
準備風格樣本
挑 2–3 份你「寫得不錯」的舊文件 ── 各約 300 字以上即可。不要用「標準格式但不像你」的文件。
02
讓 AI 摘取風格特徵
貼樣本給 AI，要求它列出：語氣特點、常用句式、開頭與結尾的慣用寫法。把摘要存下來。
03
注入指令 Context 欄
日後每次寫文書，指令最後加一行：「請依照以下風格撰寫：[貼入風格摘要]」── 一勞永逸。
講師提示·當場示範一次：拿學員自己昨天的信，30 秒摘出風格特徵
Session 2 · CH 2-1
風格鎖定 · 三步建你的語氣指紋
CH 2-1 · 四種高頻文書
07 / 22 講義 · CH2-1
CH 2-1 · 03

辦公室四類常用文書。

四個場景、四套指令 ── 把【方括號】換成你的內容，當場可用。
類別 01 · 週報
例行進度報告
結構固定 → 完成 / 進行中 / 風險 / 下週。AI 做 80%，你補關鍵數字。
類別 02 · 提案
新提案 / 企劃書
摘要 + 三個論點 + 下一步行動。AI 給架構，核心主張你寫。
類別 03 · 向上
向上報告 · 結論先行
給高層：結論 / 風險 / 資源需求。移除流程細節，三段內結束。
類別 04 · 客戶
對外溝通信件
200 字內、明確行動邀請。語氣依關係深淺切「正式 / 半正式」。
Session 2 · CH 2-1
四類高頻文書 · Prompt 模板入口
CH 2-1 · 週報 Prompt 範本
08 / 22 講義 · CH2-1
CH 2-1 · 04 · TEMPLATE

週報 · 可直接複製的指令。

你是一位【職稱】，正在向【主管 / 客戶】報告本週進度。
請根據下方資料撰寫週報，結構：
· 完成事項（3 點）
· 進行中（2 點）
· 需要支援 / 風險（1 點）
· 下週計畫（2 點）

字數：300 字內。語氣與格式：【貼入你的風格摘要】
本週工作記錄：【貼入流水帳】
講師示範流程 · ① 學員口述今天三件事 · ② 30 秒貼入 · ③ 比對「沒風格 vs 有風格」兩稿差異
Session 2 · CH 2-1
週報 Template · 講師可直接 demo
CH 2-1 · 品質檢核
09 / 22 講義 · CH2-1
CH 2-1 · 05

送出前 5 秒檢查清單。

不需要逐字改 ── 只要這五件事都過關，就敢送出。
事實正確
AI 給出的數字、日期、人名、金額 ── 自己核對過再送。
★ 最常出錯
語氣對象
給主管的信和給客戶的信，措辭應該不同。AI 預設值是中性 ── 太平了。
看 CH2-2
行動明確
讀者看完知道下一步要做什麼？沒有就補一句「請於 X 之前回覆 Y」。
CTA
客套適量
AI 容易加過多「敬請指教」「不勝感激」── 兩句以內為宜。
減字
字數合宜
Line 不需要 300 字；正式提案不應只有 50 字。場合決定篇幅。
配合場景
Session 2 · CH 2-1
5 秒檢查 · 守住 AI 文書的最後一道關
Act II · CH 2-2 · 60 min
10 / 22
ACT II · CHAPTER 2-2

高難度溝通預演

同一件事 ── 說給三種人聽。
不是改 wording，是切換策略。
溝通二維·內容轉換·談判 / 婉拒 / 跨部門·多版本策略
Session 2 · Act II
CH 2-2 · 高難度溝通預演
CH 2-2 · 溝通情境二維
11 / 22 講義 · CH2-2
CH 2-2 · 01

影響語氣的 兩個變數。

正式程度 × 技術深度 ── 兩軸交叉，定出每個對象該用哪一套說法。
高層主管
正式 · 低技術深度。重視結論、風險、資源 ── 不要流程細節。
結論先說
直屬主管
半正式 · 中技術深度。要進度、障礙、需要什麼支援。
障礙清楚
平行同事
非正式 · 高技術深度。可用內部術語，重點是分工與協作。
附細節連結
外部客戶
正式 · 無術語。對方不懂內部流程 ── 強調對他們的價值。
客戶語言
關鍵切換句·「請把這份內容改寫給【對象】，他們關注【X】，請移除【Y】」
Session 2 · CH 2-2
二維情境矩陣 · 對象決定語氣
CH 2-2 · 母稿 → 主管版
12 / 22 講義 · CH2-2
CH 2-2 · 02 · 內容轉換示範

同一件事，兩種說法。

原始母稿 · 完整版
本週完成新 CRM 系統的資料遷移，共轉移 12,847 筆客戶資料，錯誤率 0.03%。遷移過程發現舊系統有 340 筆重複資料已清理，預計下週進行 UAT 測試，需要業務團隊配合提供測試情境 5 個。
字數 · 92｜技術細節 · 多
改寫給高層主管
CRM 資料遷移如期完成，品質超出預期（錯誤率 0.03%）。下週進入測試階段，預計月底如期上線。需協助協調業務團隊，一週內提供測試支援。
字數 · 60｜結論 / 進度 / 需求
講師口白·不是「縮短」 ── 是「重新組織為對方關心的順序」
Session 2 · CH 2-2
內容轉換 · 母稿 vs 主管版
CH 2-2 · 三高難度場景
13 / 22 講義 · CH2-2
CH 2-2 · 03

三種真的會卡住的溝通。

不是日常週報 ── 而是「寫不下去、開不了口」的場景。AI 幫你先排演。
場景 01 · 談判
向對方提出加價 / 延期 / 重新定義範圍。核心難點：既要爭取，又不能撕破臉。AI 幫你先寫三版（強硬 / 中性 / 委婉），現場挑一版。
三版策略
場景 02 · 婉拒
拒絕主管臨時加碼、拒絕跨部門求援、拒絕客戶不合理要求。核心難點：拒絕但不傷關係。AI 幫你先說「我理解」再說「但是」。
兩段式
場景 03 · 跨部門
他部門卡住你的進度、需要他們配合卻沒授權。核心難點：沒上下級關係、只有合作義務。AI 幫你把訴求翻譯成「對他部門有什麼好處」。
利他翻譯
Session 2 · CH 2-2
三場景 · 談判 / 婉拒 / 跨部門
CH 2-2 · 多版本策略
14 / 22 講義 · CH2-2
CH 2-2 · 04 · STRATEGY

不要重寫 ── 要 派生。

高難度溝通的關鍵不是「寫得好」，是「先有母稿、再讓 AI 派生多版」。
Pipeline · 按 → / Space 推進
01
寫一份「醜母稿」
最完整、最直白、含全部背景與情緒。不要修飾 ── 只要事實到位。
02
指定對象 + 關注點
告訴 AI：對象是誰、最在意什麼、不需要知道什麼、容忍度在哪裡。
03
要 AI 派生 3 版
同一份母稿 → 強硬版 / 中性版 / 委婉版。三版並列，講師當場挑色。
04
挑一版 + 微調送出
不要全選 ── 挑「最像你會說的那版」，改 2 句後送出。速度 ↑ 心理負擔 ↓。
講師重點·母稿可以醜 ── AI 不會嫌；醜母稿才能逼出三版差異
Session 2 · CH 2-2
多版本派生 · 母稿一份 → 三版選用
CH 2-2 · 婉拒 / 跨部門範本
15 / 22 講義 · CH2-2
CH 2-2 · 05 · TEMPLATES

兩個當天可帶回去用的指令。

場景 · 婉拒
我需要婉拒【對方】的【請求】。
先承認對方訴求合理（一句）
再說明我為何無法配合（兩句以內 + 客觀理由）
最後提出替代方案或之後可配合的時間點。
禁止：道歉超過一次 / 推卸責任 / 模糊承諾。
字數：120 字內。語氣：尊重而堅定。
場景 · 跨部門求援
我需要請【他部門】配合【任務】。
先說明這對他們部門的好處（不是我）
再說明我需要的具體配合（人 / 時 / 物）
最後提出我能給的回報或減輕對方負擔的方式。
禁止：用權威語氣 / 訴諸上層 / 籠統說「協助」。
字數：150 字內。語氣：合作邀請、不是命令。
講師示範·請學員講出一個真實的婉拒場景，現場 demo 兩次（中性 vs 委婉）
Session 2 · CH 2-2
Templates · 婉拒 + 跨部門
Act III · WS 2-A · 60 min
16 / 22
ACT III · WORKSHOP

個人文書系統建立

把今天的兩章 ── 折成一套
當週就能上線的 SOP。
WS 2-A·60 分鐘·2–3 人一組·產出：模板庫 + 雙版本 demo
Session 2 · Act III
WS 2-A · 個人文書系統建立工作坊
WS 2-A · 工作坊四步流程
17 / 22 講義 · WS2-A
WS 2-A · FLOW

60 分鐘，四個關卡。

Pipeline · 按 → / Space 推進
01 · 10 min
案例上傳
講師提供範本案例 / 學員自帶脫敏資料 ── 上傳 NotebookLM 建臨時知識庫。
02 · 15 min
情報提煉
向 NotebookLM 問三題：核心需求 / 未落實決議 / 下一步建議。記錄答案。
03 · 20 min
雙版本改寫
用 CH2-2 轉換指令：① 主管版 150 字 ② 客戶版 200 字 ── 兩版同時做。
04 · 15 min
小組互評
各組 3 分鐘展示 ── 其他組必須給「一個具體改進建議」，不准說「寫得很好」。
講師控場·第 03 關常超時 ── 提前 5 分鐘預警，催促交版
Session 2 · WS 2-A
工作坊四關 · 60 分鐘節拍器
WS 2-A · 雙版本改寫 demo
18 / 22 講義 · WS2-A
WS 2-A · DEMO

主管版 vs 客戶版 ── 看差異點。

主管版 · 150 字 · 結論先行
客戶 A 第三季合作評估：整體滿意，續約意願高。
風險點：他們新窗口尚未進入狀況，需我方多投入 1 次到府教育訓練（成本約 X）。
建議：本週內排定，避免月底續約議價時被壓價。
需主管批准：教育訓練預算 + 我這週撥半天時間。
客戶版 · 200 字 · 強調對他們的價值
王經理您好，
很高興收到貴公司新窗口加入的消息。為了讓新窗口能順利接手、降低交接期的不確定性，我這邊主動安排一次到府教育訓練，預計 2 小時，內容涵蓋系統操作 + 常見排錯。
可否在本週四或五，您方便的時段安排？我會帶上書面 SOP 一份，會後留存。
對比重點·① 同一件事·② 主管版講「成本 / 風險 / 需批准什麼」·③ 客戶版講「對你們的好處 / 我主動承擔」
Session 2 · WS 2-A
Demo · 雙版本對照範例
WS 2-A · 講師引導問題
19 / 22 講義 · WS2-A
WS 2-A · FACILITATION

學員卡住時，講師要問什麼。

NotebookLM 答非所問
問學員：「你問的問題，文件裡有覆蓋到嗎？要不要補一份資料、或換個問法？」
引導補資料
兩版改寫差異不大
問：「主管版裡，哪三個字是客戶不會在意的？」反過來問客戶版亦然。逼出語氣差。
差異定位
互評只說「寫得好」
補問：「如果你是那位主管，看完這份摘要，你知道要批准什麼嗎？」
逼具體
學員想結束就走
最後 5 分鐘問：「這個流程（NotebookLM → AI 轉換）─ 你下週哪一個場景會先用？」
遷移落地
備案·若整組進度落後 ── 砍第 04 關互評，改為個人寫「我下週要用在哪」
Session 2 · WS 2-A
講師引導手冊 · 卡點問什麼
Closing · 30 天落地路徑
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SESSION 2 · CLOSING

離開教室後
的 30 天。

週 1：風格摘要存好。
週 2：四種高頻文書 Prompt 進工具箱。
週 3：寫一次真的婉拒、真的跨部門求援。
週 4：把母稿派生流程教給組內同事。
單一指標·下個月省下的「文書焦慮時間」── 不是文字長度
Session 2 · Closing
30 天個人文書系統地圖
Toolbox · Session 2 一頁總覽
21 / 22 講義 · PRAC2
SESSION 2 · TOOLBOX

S2 帶走的工具總覽。

五個檔案 · 一個資料夾 · 命名「AI 文書工具箱」── 從今天開始累積。
FILE 01 · CH2-1
風格摘要
200 字內、貼進每個指令的最後一段。一次做、長期用。
FILE 02 · CH2-1
四種文書範本
週報 / 提案 / 向上 / 客戶 ── 各一份方括號版本，當天可填。
FILE 03 · CH2-2
溝通對象手冊
3–5 個你最常溝通的對象 + 各自關注點 + 容忍底線。
FILE 04 · CH2-2
轉換指令模板
母稿 → 三版派生的 Prompt 框架 ── 含「禁止」清單。
FILE 05 · WS2-A
NotebookLM 知識庫
至少一個臨時知識庫已建好 ── 下週銜接 S3。
FILE 06 · PRAC2
送出前 5 秒清單
事實 / 語氣 / 行動 / 客套 / 字數 ── 列印貼螢幕邊。
Session 2 · Toolbox
六個檔案 · 一個資料夾 · 一輩子用
End · Next Stop S3
22 / 22
TO BE CONTINUED

下一站 ──
把文件變成專家腦。

Session 3 · NotebookLM 深度應用
建立你領域的封閉知識源 ── AI 不再亂編。
S3 預告·CH3-1 NotebookLM 深度應用·CH3-2 自動化情報整理 SOP·WS3-A 情報分析實戰
課前 10 天·會發送 S3 文件準備清單 ── 請預留 1 小時整理
弄一下工作室 · AI 實務全攻略
Session 2 / 6 · End