借力改造法：看、拆、改、問
不用從頭寫交辦單。找一份現成的，拆解缺口，補上你的工作情境——四個步驟，把別人的版本變成你能直接用的版本。
你有沒有遇過這個狀況？
同事轉傳一份「超好用 AI 交辦單」，你貼進 ChatGPT，回答卻怪怪的。
不是那份交辦單沒用。是因為它是別人組織的版本——用的語氣、假設的背景、要的格式，都是「別人的規矩」。你直接用，AI 就依照別人的規矩回答你，而那些規矩跟你公司的不一樣。
這一節要學的，就是怎麼把別人的版本改造成你的版本，四個步驟：看、拆、改、問。
先把這一點說清楚：這招對沒熟四欄框架的人學習曲線比較陡。如果你還沒熟前面幾節的基本功，先掌握基本功比較重要。這個方法是給想進一步精進的人用的。
四個詞，一套流程
完整四步示範：會議紀錄整理
以下是在社群流傳的「請 AI 整理會議紀錄」交辦單，我們用它跑一遍完整的看拆改問流程。
請你幫我整理這份會議紀錄，輸出一份乾淨的整理稿。 整理時請： 1. 列出所有討論事項 2. 標出每個人的發言重點 3. 把決議清楚寫出來 4. 行動清單也要列進去 [會議紀錄貼在這裡]
快速掃描四欄：
| 欄位 | 狀態 | 說明 |
|---|---|---|
| 你是誰（AI 的身分） | ✗ 缺 | 沒說 AI 要以什麼專業角度整理 |
| 你要做什麼（具體任務） | ✓ 有 | 「整理會議紀錄」清楚 |
| 有什麼背景 | ✗ 缺 | 沒說是什麼類型的會議、組織、用途 |
| 要什麼樣子 | △ 模糊 | 「乾淨的整理稿」沒有字數、格式（表格 / 條列 / 段落）說明 |
把流傳版交辦單貼給 AI，加上這一句話：
請分析這個交辦單的優缺點，以及可以如何改善。 [貼上上面的流傳版交辦單]
這份交辦單的分析如下：
優點：
1. 任務說明清楚：「整理會議紀錄」目標明確，不含糊
2. 輸出項目列得具體：討論事項、發言重點、決議、行動清單四個面向都有提到
3. 結構簡潔，容易閱讀
缺點及改善建議：
1. 缺少身分設定：沒有說明 AI 應以什麼角色整理（例如「行政同仁」），可能導致整理風格不符合需求
2. 缺少背景資訊：不知道這是什麼性質的會議、整理結果給誰看（主管？對外存檔？），輸出難以針對化
3. 格式要求模糊：「乾淨的整理稿」沒有指定字數上限或呈現格式，AI 可能給出過長或過短的版本
4. 沒有說明輸出用途：存檔、寄給與會人員、還是向主管報告——用途不同，整理的重點也不同
整體評估：這份交辦單可以直接用，但結果品質取決於 AI 的預設判斷。建議補上身分、背景、格式規範後再使用。
根據「拆」的分析結果，補上具體的工作情境。示範情境：你是某公司業務部門的同仁，需要整理跨部門協調會的會議紀錄，整理結果提給主管，格式需符合公司正式文件慣例。
你是一位熟悉企業行政流程的會議記錄整理人員。 請幫我整理這份跨部門協調會的會議紀錄。 整理結果提供給主管，作為內部存檔與後續追蹤使用。 背景說明： - 這是某公司業務部門召開的跨部門業務協調會 - 與會人員包含本部門主管、承辦同仁及相關部門代表 - 會議目的：協調業務分工與期程 請依以下格式輸出，全文不超過 600 字： 一、會議基本資訊（時間、地點、主持人、出席部門） 二、討論事項（條列，每項 2–3 行） 三、決議事項（條列，標示負責部門與完成期限） 四、行動清單（表格格式，欄位：事項 / 負責人 / 期限） 語氣使用正式書面語，不使用口語或縮寫。 [會議紀錄貼在這裡]
如果你不確定自己的情境應該補什麼，在改造後的交辦單最後加上這一句：
在你幫我執行前，請先問我 3 個最重要的問題，讓你能給出更準確的結果。
在我開始整理之前，請回答以下三個問題：
1. 這份會議紀錄有逐字稿嗎，還是只有重點記錄？
（影響我是否需要主動精簡發言內容，或只需歸納段落）
2. 決議事項有沒有已確認的負責人和期限？
（如果有，我會直接填入行動清單；如果沒有，我會標注「待確認」）
3. 這份整理稿除了提給科長，之後有沒有可能對外發送或公開存檔？
（影響去識別化的程度和措辭的正式程度）
1. 只有重點記錄，沒有逐字稿
2. 決議事項部分有負責人，但期限大部分還沒確認
3. 只內部用，不對外
收到，依據你的說明，以下是整理後的會議記錄稿：
一、會議基本資訊
時間：[依紀錄填入] ／ 地點：[依紀錄填入]
主持人：○○主管 ／ 出席：本部門承辦人員、○○部門、○○組
二、討論事項
1. 【事項名稱】
討論重點：[整理為 2–3 行摘要]
三、決議事項
1. [決議內容]——負責部門：○○部門，完成期限：待確認
2. [決議內容]——負責部門：本部門承辦，完成期限：[依紀錄填入]
四、行動清單
| 事項 | 負責人 | 期限 |
|---|---|---|
| [行動 1] | ○○部門 | 待確認 |
| [行動 2] | 本部門承辦 | [依紀錄填入] |
（本稿為內部用途，語氣以正式書面語呈現）
投訴回覆交辦單改造
你的同事傳來一份「請 AI 幫你寫投訴回覆信」的交辦單。以下是原版：
請幫我寫一封回覆客戶的信。客戶對目前的處理結果不滿意， 希望公司重新審查。請用婉轉但明確的語氣說明公司立場， 並感謝對方的反映。 [投訴內容貼這裡]
執行「看拆改問」四步驟，把這份交辦單改造為你職場的版本。
預期成果：
- 一份補足四欄的改造版交辦單（包含完整四欄）
- 若執行「問」步驟，附上 AI 問的三個問題
完成標準（自查）：
- 已補上「你是誰」欄位（例：具備業務溝通基礎的正式書信撰寫人員）
- 已補上「背景」欄位（公司類型、信函用途、收件對象）
- 格式要求已改為具體描述（字數範圍或段落結構）
- 已把原版的「婉轉但明確」換成可操作的語氣描述（例：正式書信格式，不使用口語）
三個最常見的改造失誤
現象：學員在「改」的步驟直接修改任務和格式，但保留了原版的身分設定（例如：「你是一位文案撰寫師」），沒意識到這裡也需要換成符合自己職場情境的角色。
原因：改造過程中習慣關注「任務」和「格式」兩欄，容易忽略身分欄位。
現象：學員把「請先問我 3 個問題」加在交辦單的開頭，AI 先問了問題，但後來沒有自動執行原始任務。
原因：AI 看到「先問我」在開頭，容易進入純問答模式。
現象：學員跳過「拆」步驟，直接進入「改」，結果改造後的交辦單仍有沒注意到的缺陷（例如：背景補了，但格式還是模糊的）。
原因：不做系統性分析就改造，只靠直覺，容易漏改。
確認一下你學到了什麼
1. 執行「拆」步驟：把這份交辦單貼給 AI，加上「請分析這個交辦單的優缺點，以及可以如何改善」
2. 根據「拆」的分析結果，執行「改」：補入組織類型、會議性質、收件對象（公司內部同仁？對外？）
3. 選擇性執行「問」：若不確定要補什麼背景，在交辦單後加上「在你幫我執行前，請先問我 3 個最重要的問題」
講師示範素材清單
時間壓縮（15 min）：只示範「看拆改問」，略過動手段
最短版（10 min）：只示範「看」和「改」，說明「拆」和「問」的邏輯後收尾