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弄一下工作室 · Office AI
Vol.01 / 28
Workshop · 6 hours · 5 parts · Office Pro

辦公室 AI

四個工具 · 五個場景 · 一份工作流

Vol.01·Office AI · 職場實戰
Duration·6 小時授課 · 5 Parts
Contact·sky8697@gmail.com
弄一下工作室 · Lecturer Deck
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Office AI · Premise
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The Premise · 課程主張

不是誰會用 AI， 是誰把 AI 接進每天的工作。

ChatGPT·Gemini·Copilot·NotebookLM
辦公室 AI 工具實務應用
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Office AI · Outcomes
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OUTCOMES · 學完之後，你能做到

三件事

01 · Speak
會問
把模糊需求拆成可執行交辦單，AI 第一次就答對。
02 · Ship
會交
週報、Email、簡報、會議紀錄、文案，少寫 70-80%。
03 · System
會養
建立個人 Prompt 庫與工作流，AI 變成你的數位資產。
辦公室 AI 工具實務應用
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Part 1 · Speak
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Part 1 · 70 min · 認識 AI 並開口問 AI

先會問

三款工具選一個 · 三個原則開口問

Unit 1-1·1-2·1-3·PRAC1
Part 1 · 認識 AI 並開口問 AI
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Part 1 · Tools
05 / 28 講義 · 1-1
1-1 · The Three · 三款免費工具，選哪個用

三個入口，不用全都裝

01
ChatGPT
通用對話最強。寫信、改稿、發想、翻譯、做表格，全能但不認識你的檔案。
02
Gemini
Google 帳號直通，可讀 Gmail / Drive / Docs。文件已在 Google 生態的最順手。
03
Copilot
Microsoft 365 內建。Word、Excel、PowerPoint、Outlook 一鍵生成，但要有授權。
第一條建議：先挑一個用熟，再去比較。 Pro Tip · 不確定就選 ChatGPT — 學習資源最多、踩雷成本最低
1-1 · AI 工具全景圖
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Part 1 · Principles
06 / 28 講義 · 1-2
1-2 · The Wrong Start · 為什麼 AI 答得很爛

多數人的問法，少了三件事

原則 01

給角色

「你是一位資深行政助理。」AI 才知道用什麼語氣、深度、立場回答。
原則 02

給情境

給對象、目的、字數、格式。AI 不是讀心術師，給得越具體越準。
原則 03

給範例

貼一段「我要這種感覺」的範例，AI 模仿能力是它最強的一面。
把 AI 當新進實習生，你怎麼交辦人，就怎麼交辦它。
1-2 · Prompt 三個關鍵原則
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Part 1 · Formula
07 / 28 講義 · PRAC1
1-2 · The Formula · 黃金公式四欄填空

把三原則，變成一張卡

角色
你是一位 ___（資深行政／業務經理／部門主管）
Role
任務
幫我寫一封 ___ 給 ___（對象 + 目的）
Task
情境
背景是 ___，需要 ___ 字／___ 段／___ 風格
Context
格式
請以 ___（條列／表格／純文字）輸出，重點放在 ___
Format
★ 講義有完整範例與情境替換清單
1-2 · Prompt 三個關鍵原則 · 公式版
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Part 1 · Drill
08 / 28 講義 · 1-3
1-3 · In-class Drill · 課堂實作

寫你的
第一封辦公室通知信

15 分鐘任務：把下方公式套到 ChatGPT 上。先寫爛版本、再寫公式版本，比較差距。
Prompt 範本 你是一位資深行政助理。
幫我寫一封辦公室冷氣維修通知信給全公司同仁。

背景是 5/15 早上 9-12 點，B 棟 3 樓會停冷氣，請大家提前準備。
需要 150 字以內、語氣禮貌但簡潔，重點放在時間、地點、影響。

請以「主旨 + 內文」格式輸出，內文用 3 段：說明、影響、補救方式。 ★ 講義有更多場景範本（請假、延期、活動通知）
1-3 · 寫你的第一封辦公室通知信
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Part 2 · Ship
09 / 28
Part 2 · 80 min · 文書加速三件事

先會交

週報 · 郵件 · 簡報大綱 · 一輪生成

Unit 2-1·2-2·2-3·PRAC2
Part 2 · 文書加速三件事
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Part 2 · Documents
10 / 28 講義 · 2-1
2-1 · Three Docs · 辦公室常寫的三種文件

週報 · 公告 · 摘要

週報
把流水帳貼給 AI，請它分「本週成果 / 進行中 / 風險」三段，主管讀 30 秒抓重點。
Weekly
公告
給時間、地點、影響、補救四要素，AI 自動補語氣與結構，不會漏關鍵資訊。
Notice
摘要
長報告貼進去，請它「給三個重點 + 兩個風險 + 一個建議」，比自己讀快 5 倍。
Summary
同一個指令骨架，替換主題就能產三種文件。
2-1 · 週報、公告、摘要
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Part 2 · Email
11 / 28 講義 · 2-2
2-2 · Email Math · 從草稿到送出，少寫多少？

少寫 80%，不是少想 80%

Step 01 · 一句話
10秒
告訴 AI 你要回什麼：「謝絕廠商提案 + 留後路」。
Step 02 · 改一輪
30秒
看 AI 出的草稿，改語氣、補關鍵字、刪贅句。
Step 03 · 送出
2分鐘
原本 10 分鐘的信，現在 2 分鐘。一天 10 封 = 省 80 分鐘。
省下的不是打字時間，是盯著空白頁卡住的時間。
2-2 · 郵件自動化
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Part 2 · Slides
12 / 28 講義 · 2-3
2-3 · Three Audiences · 同一份內容，三種對象

對象不同，指令就要不同

給主管

3 頁說完

結論先、數字大、決策點清楚。請 AI「先講結論再講過程」。
給同事

10 頁完整

背景 + 方案 + 分工 + 時程。請 AI「按專案管理結構展開」。
給客戶

5 頁說服

痛點 + 解法 + 案例 + 報價。請 AI「以業務簡報結構撰寫」。
2-3 · 簡報大綱秒出爐
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Part 2 · Templates
13 / 28 講義 · PRAC2
PRAC2 · Templates · 三份可帶走的範本

文書範本套用器

A
週報範本
「本週完成 / 進行中 / 下週計畫 / 需要支援」四欄。把流水帳貼進去，AI 自動歸位。
B
Email 範本
「收件人狀態 + 我的目的 + 三個重點 + 行動」。8 種常見場景版可以直接抄。
C
簡報大綱範本
3 / 5 / 10 頁三種規格 × 主管／同事／客戶三種對象 = 9 個 Prompt 一次帶走。
★ 講義 PRAC2 含完整範本檔，下課前帶回辦公室
PRAC2 · 文書範本套用器
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Part 3 · Meet
14 / 28
Part 3 · 70 min · 會議與協作升級

先會開

NotebookLM 把開會這件事，從一天變半小時

Unit 3-1·3-2·3-3·PRAC3
Part 3 · 會議與協作升級
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Part 3 · NotebookLM
15 / 28 講義 · 3-1
3-1 · NotebookLM Flow · 從逐字稿到結構化紀錄

五步驟，會議紀錄半小時收工

Pipeline · Space / → 推進
01
錄音
手機/筆電直接錄，不用打字。
02
轉逐字稿
丟給 NotebookLM 或 Whisper，5 分鐘出稿。
03
整理重點
「請整理 5 個決議 + 3 個待辦 + 待確認事項」。
04
分配工作
「每個待辦標 owner、deadline、優先序」。
05
寄出
產出 markdown，貼進 Email 或 Notion 給全員。
原本散會後 2 小時整理會議紀錄，現在30 分鐘交稿。
3-1 · NotebookLM 實戰
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Part 3 · Prep
16 / 28 講義 · 3-2
3-2 · Pre-meeting · 會議開始前 30 分鐘

三件事，讓開會不踩雷

議程
把 Email 來回貼給 AI，請它整理「目的、議程順序、預期決策」。
Agenda
背景
把對方公司 / 部門資料丟進 NotebookLM，問「對方在意什麼、踩雷點在哪」。
Context
提問清單
請 AI 模擬對方角色，列「對方會問的 5 個問題」，先想好答案。
Q-list
會議的勝負，八成在開始之前就決定了。
3-2 · 會議前準備術
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Part 3 · Pitch
17 / 28 講義 · 3-3
3-3 · Boss Brief · 主管要看的簡報

主管不是不耐煩，
是時間真的不夠

用「BLUF」結構：Bottom Line Up Front，把結論放第一行，過程放後面。
Prompt 範本 · 主管匯報版 你是一位產品總監。
我要向 CEO 匯報下方這個專案，請以 BLUF 結構整理：

第 1 段：結論 + 我需要他做的決策
第 2 段：3 個關鍵數字／證據
第 3 段：兩個風險 + 緩解方案
第 4 段：時程與資源需求

全篇 200 字內，避免行話、強調影響面。 ★ 講義有更多版本（爭取預算／報壞消息／求資源）
3-3 · 提案與匯報準備
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Part 4 · System
18 / 28
Part 4 · 80 min · 打造我的 AI 工作流

先會養

把工具變資產 · 場景變流程 · 流程變肌肉記憶

Unit 4-1·4-2·4-3·PRAC4
Part 4 · 打造我的 AI 工作流
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Part 4 · Scenarios
19 / 28 講義 · 4-1
4-1 · Find Three · 找出你的高價值場景

不是什麼都用，是挑三件事

Filter 01
每週做
每週至少做 2 次以上的事，自動化才划算。
Filter 02
耗時長
單次 30 分鐘以上的事，省下來最有感。
Filter 03
不討厭
你不抗拒交給 AI 的事 — 創意核心請保留。
三個交集，就是你個人的 AI 三大場景。寫下來。
4-1 · 找出你的三個高價值 AI 場景
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Part 4 · Library
20 / 28 講義 · 4-2
4-2 · Personal Library · 把好指令變成數位資產

個人 Prompt 庫的四欄結構

場景
什麼時候會用？例：每週一寫週報、每月底報帳整理。
When
指令
完整 Prompt，含角色 / 任務 / 情境 / 格式 — 直接可貼。
What
輸入
需要先準備什麼資料？（會議錄音 / Email / 報表 / 連結）
Input
驗收
產出什麼樣才算合格？（字數 / 結構 / 必含關鍵字）
Done
★ 講義有 Notion / Apple Notes / Google Docs 三種模板
4-2 · 建立個人 Prompt 庫
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Part 4 · Roles
21 / 28 講義 · 4-3
4-3 · Three Roles · 行政 · 業務 · 主管全攻略

同樣的 AI，三種用法

行政

省時間

公文、表單、會議紀錄、行程協調 — 一次能省 60% 重複勞動。
業務

提勝率

客戶背景、提案結構、Email 跟進、異議處理 — 拜訪前先沙盤推演。
主管

看全局

部門報表、團隊一對一、決策摘要、KPI 追蹤 — 把雜訊濾掉看趨勢。
4-3 · 三種職業全攻略
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Part 4 · Workflow
22 / 28 講義 · PRAC4
PRAC4 · Workflow · 把場景串成流程

一個工作流，四個動作

Pipeline · Space / → 推進
01
觸發
每週一早上 / 收到客戶 mail / 開完會 — 固定時機。
02
收集
把素材放固定位置（Inbox 資料夾 / Notion / Drive）。
03
套用
打開 Prompt 庫、貼指令、產草稿。
04
交付
人工最後潤飾、送出、歸檔。
寫到紙上的流程才是流程，記在腦袋的不是。
PRAC4 · 個人 AI 工作流程卡
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Part 5 · Market
23 / 28
Part 5 · 60 min · 行銷與對外溝通加碼

會對外

社群貼文 · EDM · 廣告文字 · 一次練齊

Unit 5-1·5-2·5-3·PRAC5
Part 5 · 行銷與對外溝通
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Part 5 · Social
24 / 28 講義 · 5-1
5-1 · Three Platforms · 一篇內容 × 三平台

同主題，不同寫法

FB
300-500 字 · 故事感開頭 · 段落分明 · 一個 CTA · 可加 emoji 但不過量
Facebook
IG
100-200 字 · 視覺優先 · 第一行抓眼 · 1-3 個 hashtag · 留白多一點
Instagram
LinkedIn
400-700 字 · 專業語氣 · 條列觀點 · 引發討論 · 結尾問句
LinkedIn
★ 講義有完整 Prompt 範本（每平台一組）
5-1 · 社群貼文三平台攻略
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Part 5 · EDM
25 / 28 講義 · 5-2
5-2 · EDM Anatomy · 一封轉換率 5% 的 EDM

四個元件，缺一不可

01 · Subject
主旨
30 字內、含益處或好奇 — 開信率決勝點。
02 · Hero
第一段
2 行內讓讀者「為什麼要繼續看」。
03 · Value
主體
3 個重點、每點配一個證據或案例。
04 · CTA
行動
一個按鈕、一個動作 — 不要給選擇障礙。
5-2 · EDM 與活動文案
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Part 5 · Ads
26 / 28 講義 · 5-3
5-3 · Ad Compression · 廣告文字精煉術

把 200 字，
壓進15 字標題

三輪迭代法：先讓 AI 出 10 個版本，自己挑 3 個，再請 AI 各出 5 變體 — 精煉到剩骨頭。
三輪精煉法 Round 1：請給我 10 種廣告標題，主題是「____」，限 15 字內。

Round 2：從這 10 個挑出 3 個（自己選），請各再出 5 個變體 — 風格保留但用詞替換。

Round 3：從 15 個裡挑 1 個，請給「為什麼這個最強」+ 兩個 A/B 測試對照組。 給 AI 三輪選擇權，比一次到位更穩
5-3 · 廣告文字精煉術
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Office AI · Next
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What's Next · 課後三條延伸路線

下一步，怎麼往前走

前置補強
第一次接觸 AI 想打底 — 走 simple-ai 入門線（2 hr 公部門簡版）。
Simple AI
同主題進階
想把今天學的 5 場景擴成完整工作流系統 — 走 ai-workshop 18hr 進階版。
AI Workshop
領域深化
想走 Gemini × Google Workspace 全家桶 — 走 gemini-ai 專修課。
Gemini AI
學完這 6 小時，你不是會用 AI 的人，是把 AI 接進工作流的人。
課後路線地圖
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弄一下工作室 · End
28 / 28
End of Workshop · 課程到此

To Be
Continued

下班後的第一封信、明天的第一個會議、下週的第一份週報

弄一下工作室·Office AI · Vol.01·sky8697@gmail.com
辦公室 AI 工具實務應用 · 完
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